Klokkenluiderssysteem voor het melden van nalevingsovertredingen

Meldingen aan het Compliance Office kunnen op verschillende manieren worden gedaan. Post, telefoon en e-mail zijn alle mogelijke methoden (contactgegevens). Het is belangrijk dat de volgende vragen in alle meldingen worden beantwoord.

Een kennisgeving moet duidelijk maken wie de afzender is. Alleen als de afzender gemakkelijk kan worden geïdentificeerd, kan een effectieve dialoog worden opgestart. Aan het einde van deze vragen wordt een uitzondering op anonieme meldingen toegelicht.

Een kennisgeving moet zodanig worden geformuleerd dat de feiten waarop de kennisgeving is gebaseerd, kunnen worden bepaald. Houd er rekening mee dat de Compliance Officers vertrouwen op de ontvangst van de volledige feiten van elke zaak. Er kan ook meer informatie nodig zijn, daarom is het vaak nuttig als u uw melding niet anoniem indient, omdat dit verdere vragen mogelijk maakt. Voor informatie over welke inhoud in een melding niet gepast is, zie "Welke zaken mogen niet via het klokkenluiderssysteem worden gemeld".

Het is belangrijk om precies aan te geven wanneer de beschreven gebeurtenissen hebben plaatsgevonden, zodat de verantwoordelijkheden en andere feiten met betrekking tot de zaak op passende wijze kunnen worden toegewezen. De melding dient tijdig (in de regel binnen enkele dagen) te gebeuren. Er kan weinig gedaan worden aan incidenten die al lang geleden plaatsvonden.

De plaats van waaruit de melding wordt gedaan, moet zo nauwkeurig mogelijk worden gespecificeerd; vermeld indien mogelijk het betreffende land, de locatie, de fabriek, de divisie en de afdeling. 

Anonieme meldingen wijken af van het hierboven beschreven patroon. Om uw melding anoniem te maken, dient u deze via een e-mailaccount in te dienen die voorkomt dat u persoonlijk wordt geïdentificeerd, bijvoorbeeld van een adres dat u zelf onder een pseudoniem hebt ingesteld; dit kan eenvoudig via privé-e-maildiensten. Bij het samenstellen van de melding moet je je richten op de WAT-vraag (zie punt 2 hierboven). Alle gegevens die u verstrekt met betrekking tot plaatsen en tijden moeten zorgvuldig worden geselecteerd om het moeilijk of onmogelijk te maken om u te identificeren. Het kan echter nodig zijn om verdere vragen te stellen. We verzoeken u daarom om de anonieme e-mailaccount regelmatig te blijven controleren, zodat het anonieme contact kan worden bijgehouden. Wij garanderen dat alle gegevens en persoonlijke rechten met betrekking tot meldingen via het klokkenluiderssysteem zo goed mogelijk worden beschermd. Alvast hartelijk dank voor je medewerking!