Sistema Whistleblower per la segnalazione di violazioni della conformità

Le notifiche possono essere inviate all'Ufficio conformità in vari modi. Posta, telefono ed e-mail sono tutti metodi possibili (dettagli di contatto). È importante rispondere alle seguenti domande in tutte le notifiche.

Una notifica deve indicare chiaramente chi è il mittente. Solo se il mittente è facilmente identificabile è possibile avviare un dialogo efficace. Un'eccezione relativa alle notifiche anonime viene spiegata alla fine di queste domande.

La notifica deve essere formulata in modo tale da poter determinare i fatti sui quali si basa la notifica. Si prega di notare che i responsabili della conformità si affidano alla ricezione di tutti i fatti di ciascun caso. Potrebbero inoltre essere necessarie ulteriori informazioni, motivo per cui spesso è utile non inviare la notifica in forma anonima, in quanto ciò consentirà di inoltrare ulteriori richieste. Per informazioni su quali contenuti non sono appropriati in una notifica, vedere "Quali problemi non devono essere segnalati tramite il sistema di segnalazione".

È importante specificare esattamente quando si sono verificati gli eventi descritti, in modo che le responsabilità e gli altri fatti relativi al caso possano essere assegnati in modo appropriato. La notifica deve essere inviata tempestivamente (in generale entro pochi giorni). Non c'è molto da fare sugli incidenti avvenuti molto tempo fa.

Il luogo da cui viene inviata la comunicazione deve essere indicato nel modo più preciso possibile; indicare, ove possibile, il Paese, la sede, lo stabilimento, la divisione e il reparto di competenza. 

Le notifiche anonime si discostano dallo schema descritto sopra. Per rendere anonima la notifica, ti preghiamo di inviarla tramite un account e-mail che impedisce di essere identificato personalmente, ad esempio da un indirizzo che hai impostato personalmente con uno pseudonimo; questo è facile da utilizzare con servizi di posta elettronica privati. Quando si compone la notifica, è necessario concentrarsi sulla domanda COSA (vedere il punto 2 sopra). Tutti i dettagli relativi a luoghi e orari devono essere accuratamente selezionati per rendere difficile o impossibile l'identificazione dell'utente. Tuttavia, potrebbero essere necessarie ulteriori domande, pertanto ti preghiamo di continuare a controllare regolarmente l'account e-mail anonimo in modo da poter mantenere aggiornato il contatto anonimo. Garantiamo che tutti i dati e i diritti personali relativi alle notifiche effettuate tramite il sistema di segnalazione di reati o irregolarità siano protetti al massimo livello possibile. Ti ringraziamo anticipatamente per la partecipazione!