Systém oznamovania porušení predpisov

Oznámenia sa môžu odosielať kancelárii pre dodržiavanie predpisov (Compliance Officee) niekoľkými spôsobmi. Možné spôsoby sú pošta, telefón a e-mail (kontaktné údaje). Je dôležité, aby ste vo všetkých oznámeniach odpovedali na nasledujúce otázky.

V oznámení musí byť jasné, kto je odosielateľ. Efektívny dialóg je možné začať len vtedy, ak sa dá odosielateľ ľahko identifikovať. Výnimka týkajúca sa anonymných oznámení je vysvetlená na konci týchto otázok.

Oznámenie musí byť zformulované tak, aby bolo možné určiť skutočnosti, na ktorých sa oznámenie zakladá. Upozorňujeme, že Compliance Officers sa spoliehajú na získanie úplných informácií o každom prípade. Môžu byť potrebné aj ďalšie informácie, preto je často užitočné, ak svoje oznámenie nepodáte anonymne, pretože to umožní ďalšie zisťovanie. Informácie o tom, aký obsah nie je v oznámení vhodný, nájdete v časti „Ktoré záležitosti sa nesmú oznamovať prostredníctvom systému oznamovania“.

Dôležité je presne uviesť, kedy sa popísané udalosti odohrali, aby bolo možné primerane priradiť zodpovednosť a iné skutočnosti týkajúce sa prípadu. Oznámenie by sa malo vykonať bezodkladne (spravidla do niekoľkých dní). S incidentmi, ktoré sa udiali už dávno, sa dá urobiť len málo.

Miesto, z ktorého sa oznámenie podáva, by malo byť uvedené čo najpresnejšie, podľa možnosti uveďte príslušnú krajinu, miesto, závod, divíziu a oddelenie. 

Anonymné oznámenia sa líšia od vyššie popísaného vzoru. Aby bolo vaše oznámenie anonymné, pošlite ho prostredníctvom e-mailového účtu, ktorý zabraňuje vašej osobnej identifikácii, napríklad z adresy, ktorú ste si sami vytvorili pod pseudonymom; toto sa dá jednoducho vykonať prostredníctvom súkromných e-mailových služieb. Pri písaní oznámenia by ste sa mali zamerať na otázku ČO (pozri bod 2 vyššie). Všetky údaje, ktoré uvádzate v súvislosti s miestami a časmi, musia byť starostlivo vybrané tak, aby bolo ťažké alebo nemožné vás identifikovať. Napriek tomu však môžu byť potrebné ďalšie otázky, preto vás prosíme, aby ste naďalej pravidelne kontrolovali anonymný e-mailový účet, aby bolo možné udržiavať anonymný kontakt. Zaručujeme, že všetky údaje a osobné práva týkajúce sa oznámení podaných prostredníctvom systému oznamovania budú chránené v najvyššej možnej miere. Vopred ďakujeme za Vašu podporu!