コンプライアンス違反を報告するための内部通報システム

コンプライアンスオフィスへの通知は、さまざまな方法で行うことができます。郵便、電話、E メールはすべて可能な方法です（連絡先情報）。すべての通知で以下の質問に回答することが重要です。

通知は、送信者が誰であるかを明確にする必要があります。送信者を簡単に特定できる場合にのみ、効果的な対話を開始できます。匿名通知の例外については、これらの質問の最後に説明します。

通知は、通知の基礎となる事実を判断できるような方法で書かなければなりません。コンプライアンス担当役員は、各事例の完全な事実を受信することに依存することに留意してください。さらに詳細な情報が必要な場合もあります。そのため、匿名で通知を提出しないと、さらなる問い合わせが可能になるため、しばしば役に立ちます。通知に不適切な内容については、「内部通報システムを通じて通知すべきでない問題」を参照してください。

説明された事象がいつ発生したかを正確に指定することが重要であり、これにより、ケースに関連する責任やその他の事実を適切に割り当てることができます。通知は速やかに（通常は数日以内に）行う必要があります。ずっと前に起きたインシデントについてできることはほとんどありません。

通知先はできるだけ正確に指定してください。該当する国、拠点、工場、部門および部署は、可能な限り明記してください。 

匿名通知は、上記のパターンとは異なります。通知を匿名化するには、個人を特定できない電子メール アカウント（例えば、仮名で設定したアドレス）を介して送信してください。これは、プライベート メール サービスを使用して簡単に行うことができます。通知を作成する際は、「何」の質問に焦点を当てる必要があります（上記のポイント 2 を参照）。場所と時間に関連して提供するすべての詳細は、あなたを特定することが困難または不可能になるように慎重に選択する必要があります。ただし、さらにお問い合わせが必要な場合がありますので、匿名のメールアカウントを定期的にチェックして、匿名の連絡先を維持してください。当社は、内部通報システムを通じて行われる通報に関するすべてのデータと個人の権利が可能な限り最高レベルで保護されることを保証します。ご協力よろしくお願いいたします。