Sistema de denuncia de irregularidades para informar de infracciones de Compliance

Las notificaciones a la Oficina de Cumplimiento pueden realizarse de varias maneras. El correo postal, el teléfono y el correo electrónico son todos métodos posibles (datos de contacto). Es importante que se respondan las siguientes preguntas en todas las notificaciones.

Una notificación debe dejar claro quién es el remitente. Solo si el remitente se puede identificar fácilmente se puede iniciar un diálogo eficaz. Al final de estas preguntas se explica una excepción a las notificaciones anónimas.

Una notificación debe formularse de forma que permita determinar los hechos sobre los que se basa la notificación. Tenga en cuenta que los responsables de cumplimiento confían en recibir los hechos completos de cada caso. También es posible que se requiera más información, por lo que a menudo resulta útil no enviar su notificación de forma anónima, ya que esto permitirá realizar más consultas. Para obtener información sobre qué contenido no es adecuado en una notificación, consulte «Qué asuntos no se deben notificar a través del sistema de denuncias».

Es importante especificar exactamente cuándo ocurrieron los eventos descritos para que las responsabilidades y otros hechos relacionados con el caso puedan asignarse adecuadamente. La notificación debe realizarse de inmediato (generalmente, en un plazo de unos días). No se puede hacer mucho sobre los incidentes que ocurrieron hace mucho tiempo.

El lugar desde el que se realiza la notificación debe ser lo más preciso posible; indique el país, la ubicación, la planta, la división y el departamento relevantes siempre que sea posible. 

Las notificaciones anónimas difieren del patrón descrito anteriormente. Para que su notificación sea anónima, envíela a través de una cuenta de correo electrónico que evite su identificación personal, por ejemplo, a partir de una dirección que haya establecido usted mismo bajo un seudónimo; esto se puede hacer fácilmente utilizando servicios de correo electrónico privados. Al redactar la notificación, debe centrarse en la pregunta de QUÉ (véase el punto 2 anterior). Todos los datos que proporcione en relación con los lugares y las horas deben seleccionarse cuidadosamente para que sea difícil o imposible identificarle. Sin embargo, es posible que sean necesarias más consultas, por lo que le rogamos que siga comprobando regularmente la cuenta de correo electrónico anónima para mantener el contacto anónimo. Garantizamos que todos los datos y derechos personales relacionados con las notificaciones realizadas a través del sistema de denuncias estarán protegidos al máximo grado posible. ¡Muchas gracias de antemano por su colaboración!