GDPR 

Verontreiniging
De 'verwerkingsverantwoordelijke' is de natuurlijke of rechtspersoon, de overheidsinstantie, de dienst of enig ander lichaam die, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Gegevensverwerking namens de verwerkingsverantwoordelijke

'Gegevensverwerking namens de verwerkingsverantwoordelijke' is een speciaal geval in de wetgeving inzake gegevensbescherming en betekent het verzamelen, verwerken of gebruiken van persoonsgegevens door een verwerker in overeenstemming met de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke op basis van een contract.

Rechtsgrondslag

Elke verwerking van persoonsgegevens vereist een rechtsgrondslag. De rechtsgrondslag kan zijn de toestemming van een betrokkene, de uitvoering van een contract, een wettelijke verplichting van de verwerkingsverantwoordelijke, de bescherming van vitale belangen van de betrokkene, de uitvoering van openbare of overheidstaken of de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of een derde. Daarnaast zijn er andere rechtsgrondslagen voor de verwerking van bv. bijzondere categorieën van persoonsgegevens.

Uw informatie
Persoonsgegevens hebben betrekking op een geïdentificeerde (specifieke) of identificeerbare (bepaalde) natuurlijke persoon. Een persoon wordt 'geïdentificeerd' als de gegevens rechtstreeks aan de betrokkene zijn gekoppeld of als een dergelijke koppeling rechtstreeks tot stand kan worden gebracht. Individuele gegevens met persoonlijke referentie zijn bijvoorbeeld

• naam en identificatiekenmerken (bv. geboortedatum, naamtoevoegingen, ID-nummer),
• Contactgegevens (bv. postadres, e-mailadres, telefoonnummer),
• fysieke kenmerken (bv. lengte, gewicht, haarkleur, genetische vingerafdruk) of
• andere gegevens (bv. locatiegegevens, gebruiksgegevens, handelingen, uitspraken, waardeoordelen, beroepsloopbaan, bankgegevens enz.).

Verwerken ...
"Verwerking": het verzamelen, vastleggen, ordenen, rangschikken, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens, ongeacht of de verwerking al dan niet op geautomatiseerde wijze plaatsvindt.

Pseudonimisering
Bij 'pseudonimisering' wordt de naam of andere identificatiekenmerken vervangen door een pseudoniem (bv. een nummer) om de identificatie van de betrokkene uit te sluiten of om het aanzienlijk moeilijker te maken om deze vast te stellen. Door pseudonimisering kunnen persoonsgegevens van een betrokkene nu alleen nog maar worden geïdentificeerd met toevoeging van verdere informatie.

Ontvangers(s)
'Ontvanger' betekent een natuurlijke of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan aan wie persoonsgegevens worden verstrekt.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens
Dit is een subcategorie van persoonsgegevens. 'Bijzondere categorieën persoonsgegevens' omvatten bijzonder gevoelige gegevens, zoals gezondheidsgegevens, biometrische en genetische gegevens, evenals religieuze bekentenis enz.

Derde land
Landen buiten de Europese Unie (EU) of de Europese Economische Ruimte (EER) worden in de AVG 'derde landen' genoemd.

Bedieningseenheid:
B. Braun Melsungen AG
Carl-Braun-Strasse 1
34212 Melsungen
Duitsland
Telefonisch: +49 (0)5661 71 – 0
E-mail naar: info@bbraun.com

De verantwoordelijkheid onder de wetgeving inzake gegevensbescherming hangt af van met welke van onze bedrijven u contact hebt of met wie u samenwerkt. Meer specifieke informatie vindt u in de aanvullende informatie over gegevensbescherming.
Als het u niet duidelijk is met wie u contact moet opnemen, kunt u te allen tijde contact opnemen met B. Braun Melsungen AG via de vermelde contactgegevens.

Bij vragen over de gegevensbescherming kunt u contact opnemen met de verantwoordelijke persoon voor gegevensbescherming of ons team voor gegevensbescherming:

Afdeling Gegevensbescherming
Carl-Braun-Strasse 1
34212 Melsungen
Telefonisch: +49 (0)5661 71 – 0
E-mail naar: dataprotection@bbraun.com

Uw persoonsgegevens kunnen onder meer worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• het communiceren met onze contactpersonen, prospecten, klanten of verkooppartners (hierna 'businesspartners') over producten, diensten en projecten
  
• vragen van onze zakenpartners beantwoorden
  
• het plannen, implementeren en beheren van de (contractuele) zakelijke relatie tussen onze zakenpartners en ons, bv. om bestellingen te verwerken, voor boekhoudkundige doeleinden of om leveringen uit te voeren en te verwerken
  
• klantenenquêtes, marketingcampagnes, marktanalyses, sweepstakes, wedstrijden of soortgelijke promoties en evenementen uitvoeren
  
• planning, implementatie en organisatie van evenementen, bv. productopleiding, professionele ontwikkeling of job shadowing
  
• reclame via e-mail en/of telefoon en het ontwikkelen en aanbieden van reclame (nieuwsbrieven) op maat van uw interesses
  
• het verzenden van monsters, producten en informatie
  
• het handhaven van de bescherming en veiligheid van onze gebouwen, bv. uitgifte bezoekerspassen, toegangscontrole
  
• naleving van wettelijke vereisten, bijv. fiscale en handelsrechtelijke bewaarplichten, ter voorkoming van witteboordencriminaliteit of witwassen van geld
  
• testen, optimaliseren en verder ontwikkelen van producten en diensten
  
• het handhaven en beschermen van de veiligheid van onze producten en diensten en onze websites, het voorkomen en opsporen van veiligheidsrisico's en -criminaliteit, frauduleuze handelingen of andere criminele of schadelijke handelingen
  
• de IT-beveiliging en -activiteiten van de groep garanderen
  
• het beslechten van rechtsgeschillen, het afdwingen van bestaande contracten en het doen gelden, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen
  

Welke persoonsgegevens in detail worden verwerkt, hangt af van het respectieve doeleinde. De omvang van de verwerkte gegevens hangt af van welke persoonsgegevens nodig zijn om het specifieke doel te bereiken. Voor zover toegestaan door het specifieke doeleinde verwerken wij uw gegevens pseudoniem of anoniem.

Daarbij baseren wij de verwerking van uw persoonsgegevens op een van de volgende rechtsgrondslagen:

Als u een contractuele relatie met ons hebt, wordt de verwerking uitgevoerd om het contract uit te voeren. Hetzelfde geldt voor de implementatie van precontractuele maatregelen op basis van uw verzoek.

We zijn onderworpen aan een groot aantal wettelijke vereisten, zoals de wet op de medische hulpmiddelen, de Geneesmiddelenwet, de Wet op de handelswetgeving en het Wetboek van Koophandel. Om aan deze vereisten te voldoen, kan het nodig zijn om persoonsgegevens te verwerken.

Voor zover u ons voor bepaalde doeleinden toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens, vormt de betreffende toestemming de rechtsgrondslag voor de verwerking die in het betreffende toestemmingsformulier wordt vermeld.

U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. De intrekking van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan.

Voor zover de verwerking van uw persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract met u of om te voldoen aan wettelijke vereisten en toestemming ook geen passende rechtsgrond voor de verwerking vormt, wordt de verwerking uitgevoerd op basis van ons of het overheersende gerechtvaardigde belang van een derde partij. Om van deze rechtsgrondslag gebruik te kunnen maken, controleren wij vooraf of aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• wij of een derde een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking,
  
• de verwerking noodzakelijk is om het gerechtvaardigde belang te bereiken, en
  
• uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden die de bescherming van persoonsgegevens vereisen, niet zwaarder wegen dan ons gerechtvaardigd belang.
  

Uw persoonsgegevens worden binnen de B. Braun groep openbaar gemaakt voor zover dit nodig is voor het betreffende doel of als de interne organisatie de openbaarmaking vereist (bijv. centrale financiële boekhouding, verkoop en marketing, logistiek).

Uw persoonsgegevens worden alleen doorgegeven aan derden, d.w.z. instanties buiten B. Braun, indien de overdracht kan worden gebaseerd op een van de bovengenoemde rechtsgrondslagen. Ondernemingen zijn bijvoorbeeld wettelijk verplicht om gegevens bekend te maken aan bepaalde ontvangers, waaronder in het bijzonder

• overheidsinstanties, bijv. belastingdienst
• gerechtelijke/wetshandhavingsinstanties, bv. politie, openbare aanklagers, rechtbanken
• advocaten en notarissen, bv. in een insolventieprocedure
• Controleur

Daarnaast maken wij gebruik van verschillende dienstverleners ('verwerkers' conform art. 28 AVG), die wij contractueel verplichten in overeenstemming met de vereisten van de AVG. Hiertoe behoren bedrijven uit sectoren als IT-diensten, drukkerijdiensten, telecommunicatie of verkoop en marketing. Verwerkers mogen persoonsgegevens alleen gebruiken volgens onze instructies en voor een specifiek doel. De naleving hiervan wordt door ons gecontroleerd en gemonitord.

Als internationaal actieve groep kunnen we uw persoonsgegevens ook verwerken in landen buiten de EU of de EER ('derde landen'). Indien een transfer naar deze landen noodzakelijk is, zal de transfer enkel plaatsvinden indien

• er een adequaatheidsbesluit is conform art. 45 AVG of passende waarborgen conform art. 46 AVG van kracht zijn (bijv. modelcontractbepalingen van de Europese Commissie)
• het dient voor de uitvoering van een contract
  
• uw uitdrukkelijke toestemming is gegeven
  
• het gaat om de instelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering
  
• er is een andere vrijstelling krachtens art. 49 AVG
  

In het bijzonder geven wij, in overeenstemming met het principe van gegevensminimalisering, alleen de persoonsgegevens door die nodig zijn voor het vervullen van het betreffende verwerkingsdoeleinde.

Uw persoonsgegevens worden gewist of geblokkeerd zodra het doel waarvoor ze zijn opgeslagen, is komen te vervallen. Daarnaast kan opslag plaatsvinden als dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke of reglementaire vereisten.

Wettelijke bewaarplichten kunnen bijvoorbeeld voortvloeien uit het wetboek van koophandel, het belastingwetboek of de wet op het witwassen van geld. De daarin vastgelegde bewaar- of documentatietermijnen bedragen doorgaans twee tot tien jaar.

In het kader van onze (contractuele) zakelijke relatie en/of samenwerking moet u de persoonsgegevens verstrekken die nodig zijn om het betreffende doel te bereiken of die wij wettelijk verplicht zijn te verzamelen. Zonder deze persoonsgegevens zullen wij over het algemeen niet in staat zijn om het beoogde doel te bereiken en de zakelijke relatie en/of samenwerking met u aan te gaan.

Wij gebruiken geen procedures voor geautomatiseerde besluitvorming in overeenstemming met art. 22 AVG. Indien wij in individuele gevallen gebruik maken van deze procedures, zullen wij u hiervan afzonderlijk op de hoogte brengen, voor zover dit wettelijk verplicht is.

Volgens de AVG kunt u de volgende rechten van betrokkenen bij ons doen gelden:

• U kunt informatie opvragen over uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt in overeenstemming met art. 15 AVG.
• Voor zover onjuiste persoonsgegevens worden verwerkt, hebt u recht op rectificatie (art. 16 AVG).
• Indien aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, kunt u het wissen ('recht op vergetelheid') of de beperking van de verwerking evenals het bezwaar tegen de verwerking (art. 17, 18 en 21 AVG).
• Als u toestemming hebt gegeven voor de gegevensverwerking of als er een overeenkomst voor gegevensverwerking bestaat en de gegevensverwerking met behulp van geautomatiseerde procedures wordt uitgevoerd, hebt u mogelijk het recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20 AVG).
• Bovendien hebt u het recht om een klacht in te dienen bij uw bevoegde, toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming (art. 77 AVG).

Houd er rekening mee dat wettelijke verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke of nationale uitzonderingen ertoe kunnen leiden dat uw gegevens niet of slechts na een bepaalde periode (bijvoorbeeld de beperkingen conform § 34 en § 35 BDSG van toepassing zijn in het kader van het recht op informatie en verwijdering).

Om een of meer van uw rechten als betrokkene uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onder 'verwerkingsverantwoordelijke en contactpersoon'.

Individueel recht op bezwaar

U hebt het recht om op grond van uw specifieke situatie te allen tijde bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die op grond van art. 6 (1) f AVG; dit geldt ook voor profilering op basis van deze bepaling. Als u bezwaar maakt, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden

We kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken voor directmarketingdoeleinden in het kader van de wettelijke bepalingen. U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden; dit geldt ook voor profilering die verband houdt met dergelijke direct marketing. Als u bezwaar maakt tegen de verwerking voor directmarketingdoeleinden, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden verwerken. Het bezwaar kan informeel worden ingediend. Onze contactgegevens vindt u onder 'Contoller en contactpersoon'.

Voor informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van uw sollicitatie verwijzen wij u naar het privacybeleid van de wereldwijde arbeidsmarkt of het privacybeleid van de website van het betreffende gelieerde bedrijf.

Als u contact met ons opneemt via een contactformulier, een e-mailadres of een telefoonnummer, verwerken wij ook persoonsgegevens over u. Vaak wordt u ook gevraagd om toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens voor reclamedoeleinden in het kader van contactformulieren. Raadpleeg hiervoor het hoofdstuk "Nieuwsbrief/marketingmails".

Het doel van de verwerking vloeit voort uit de behandeling van uw vraag of verzoek en verdere communicatie. De rechtsgrondslag voor de verwerking is ons gerechtvaardigd belang volgens art. 6 (1) f AVG, die voortvloeit uit de bovengenoemde doeleinden, of uw toestemming conform art. 6 (1) a) AVG.

Indien uw contactpersoon gericht is op het afsluiten van een overeenkomst / een lopende contractuele relatie met ons, is de rechtsgrondslag het aangaan of uitvoeren van de contractuele relatie conform art. 6 (1) b AVG.

De specifieke verwerkte gegevens zijn het resultaat van het betreffende contactformulier. In de regel zijn dit echter de volgende gegevens:

• Stamgegevens (bijv. namen, adressen)
• Contactgegevens (bv. e-mail, telefoonnummers)
  
• Informatie over uw aanvraag
  

De bewaartermijn is afhankelijk van uw specifieke aanvraag. Als uw contactpersoon bijvoorbeeld het afsluiten van een contract met ons beoogt of als wij al een zakelijke relatie met u hebben, worden uw gegevens opgeslagen totdat aan de contractuele en/of wettelijke verplichtingen is voldaan en de wettelijke bewaartermijnen het wissen niet verhinderen.

Afhankelijk van de aanvraag (bv. vragen over onze producten en diensten), worden uw gegevens verder verwerkt. Om uw vraag/verzoek zo goed mogelijk te kunnen beantwoorden, worden uw gegevens binnen de groep (eventueel ook aan ondernemingen van de groep buiten de EU) in de noodzakelijke omvang doorgegeven.

Daarnaast maken we gebruik van orderverwerkers (bv. IT- en softwaredienstverleners).

Als wereldwijd opererend bedrijf werken we met gecontracteerde distributeurs in bepaalde landen en regio's. Om informatie te verstrekken over B. Braun-producten, -therapieën, -oplossingen of -evenementen, voor promotionele doeleinden, om contact met u op te nemen of om uw vraag te beantwoorden, zullen wij, met uw toestemming, de door u ingevoerde persoonsgegevens doorgeven aan deze externe verkooppartners zodat zij contact met u kunnen opnemen. Onze verkooppartners werken regionaal, wat betekent dat uw gegevens alleen worden doorgegeven aan de verkooppartner met wie we in uw regio samenwerken.

We willen ons aanbod en onze diensten continu verbeteren en daarom voeren we na bepaalde contactpunten klanttevredenheidsenquêtes uit. De enquêtes vinden direct na een eerder contact met de klant plaats. Op die manier voldoen we ook aan de wettelijke vereisten en normen die ons verplichten om de klanttevredenheid te meten.

Doel en rechtsgrondslag

De verwerking van uw gegevens voor reclamedoeleinden gebeurt door ons op basis van

• uw toestemming conform art. 6(1) lit. a AVG,
• ons gerechtvaardigd belang conform art. 6 (1) lid f AVG. Er is een legitiem economisch belang om ervaring op te doen met onze contacten en zo onze dienstverlening continu te kunnen verbeteren.
• van een contract volgens art. 6 (1) lit. b AVG (bijv. hospitatiecontracten).

Tegelijkertijd houden wij ons aan de bepalingen van de Duitse wet op oneerlijke concurrentie.

Verwerkte gegevens

• Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en commentaar
• Andere informatie die u ons verstrekt bij het invullen van een enquête. In het kader van elke enquête wordt u vooraf geïnformeerd over het doel van de verwerking.

Bij deelname aan de enquête wordt u ook gevraagd om opmerkingen in te voeren in vrije tekstvelden. We raden u ten zeerste aan om geen persoonlijke gegevens over uzelf of een andere persoon in te voeren. Als u desondanks persoonsgegevens in een vrij tekstveld invoert, kunnen deze gegevens worden doorgegeven aan de hieronder vermelde categorieën ontvangers.

Opslagduur en -locatie

Uw gegevens worden bewaard in overeenstemming met de wettelijke en interne vereisten en na deze periode van 2 jaar verwijderd. Uw gegevens worden verwerkt binnen de EU. In het geval van technische ondersteuning kunnen uw gegevens worden doorgegeven aan een dienstverlener buiten de EU om aan uw verzoek te voldoen. In dat geval zorgen we voor een adequate bescherming van uw persoonsgegevens, bv. door het afsluiten van standaardcontractbepalingen of het vragen van uw toestemming.

Begunstigde

Uw persoonsgegevens worden verwerkt door ons als verwerkingsverantwoordelijke en in sommige gevallen door InMoment (een onderneming naar Duits recht, geregistreerd onder het handelsregisternummer HRB92708 bij het kantongerecht Hamburg, met maatschappelijke zetel te Borselstraße 18, 22765 Hamburg) als gegevensverwerker.

Daarnaast maken we gebruik van Qualtrics LLC, 333 W. River Park Drive, Provo UT 84604, USA. Gegevensverwerking buiten de Europese Unie (EU) vindt in principe niet plaats, omdat wij onze opslaglocatie hebben beperkt tot datacenters in de EU. Volgens een uitspraak van het Europees Hof van Justitie bieden dienstverleners in de VS momenteel geen adequaat niveau van gegevensbescherming. Dit kan verschillende risico's met zich meebrengen voor de rechtmatigheid en veiligheid van de gegevensverwerking.

Qualtrics maakt gebruik van door de EU-commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (conform art. 46 lid 2 en lid 3 AVG) als basis voor de gegevensverwerking met ontvangers in derde landen (buiten de Europese Unie) of een overdracht van gegevens daar. Deze clausules verplichten Qualtrics om het EU-niveau van gegevensbescherming na te leven bij de verwerking van relevante gegevens buiten de EU. Deze clausules zijn gebaseerd op een uitvoeringsbesluit van de Europese Commissie.

Voor interne enquêtes gebruiken we de software 'Forms' van Microsoft Ireland Operations Ltd, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ierland. De gegevens worden opgeslagen op servers van Microsoft in de EU en verwerkt door ons als verwerkingsverantwoordelijke.

Het doel van de verwerking is om u in staat te stellen deel te nemen aan een rondleiding door de fabriek. De rechtsgrondslag hiervoor is uw toestemming conform art. 6 (1) a AVG, die u ons bij uw registratie verleent. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. In geval van herroeping kunt u echter niet deelnemen aan de rondleiding door de fabriek. Om uw toestemming in te trekken, stuurt u een e-mail naar werkfuehrungen@bbraun.com.

Bovendien verzekert de contactpersoon van de groep ons dat de door hem verstrekte informatie, in het bijzonder voornaam/achternaam en e-mailadres, juist en correct is, dat hij gemachtigd is om de gegevens van andere deelnemers te verstrekken en dat hij hen voldoende heeft geïnformeerd over de verwerking, bv. door deze website te gebruiken.

Wanneer u zich registreert voor en deelneemt aan een rondleiding door de fabriek, verwerken wij de volgende gegevens over u:

• Contactgegevens (bv. naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer).
• Aankomst- en vertrekdatum
  
• Installatie die u wilt bezoeken
  
• Taal waarin de fabrieksrondleiding wordt uitgevoerd
  
• Vervoermiddelen bij aankomst
  
• Optioneel : Meer informatie over de groep, zoals eetgewoonten voor deelnemers met allergieën.
  

Als we gezondheidsgerelateerde gegevens verwerken (bv. over allergieën), religieuze, politieke of andere bijzondere categorieën van persoonsgegevens in deze context, gebeurt dit in het kader van openbaarmaking (bv. voor thematisch georiënteerde evenementen) of met uw toestemming.

Uw gegevens worden volgens de wettelijke voorschriften 3 jaar bewaard en na deze periode gewist. Uw gegevens worden verwerkt binnen de EU.

Wij verwerken uw gegevens in een centraal systeem. In dit kader kunnen uw gegevens binnen de B. Braun Groep worden doorgegeven als dit nodig is voor de organisatie, uitvoering en follow-up van het betreffende evenement.

Bedieningskast&

Het betreffende niercentrum waar u wordt behandeld, is verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Dit centrum voert de gegevensverwerking uit via eigen personeel.

Daarnaast maken we gebruik van verschillende dienstverleners ('verwerkers' conform art. 28 AVG), die wij contractueel verplichten in overeenstemming met de vereisten van de AVG. Hiertoe behoren IT-dienstverleners die namens ons werken met het oog op de ondersteuning en het onderhoud van onze elektronische gegevensverwerkingssystemen. Deze zijn verplicht de bepalingen van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming na te leven, in het bijzonder de vertrouwelijkheid en de naleving van het medisch geheim.

Doel en rechtsgrondslag

De verwerking van uw gegevens ten behoeve van een medische behandeling wordt door ons uitgevoerd op basis van:

• een contract volgens art. 6 (1) b AVG (verwerkingsovereenkomst) en
• uw toestemming conform art. 9 (2) a AVG
   

U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. Neem hiervoor contact op met uw contactpersoon in het betreffende nierzorgcentrum. De intrekking van de toestemming laat de rechtmatigheid van de op basis van de toestemming tot de intrekking uitgevoerde verwerking onverlet.

Verwerkte gegevens

In het kader van uw behandeling en de daaruit voortvloeiende facturering, informatie over uw persoon (naam, adres, geboortedatum, ziekenfonds, ziekenfondsnummer) alsook de medische gegevens die nodig zijn voor de behandeling (bv. eerdere ziekten, (vorige) bevindingen, laboratoriumwaarden, contact met de verpleegdienst, ...) worden verwerkt in overeenstemming met de wettelijke voorschriften. De gegevens zijn onder andere zogenaamde speciale categorieën van persoonsgegevens (met name gezondheidsgegevens). Bovendien verwerken we gegevens die u ons persoonlijk verstrekt in een gesprek of die uw ziektekostenverzekeraar ons indien nodig toestuurt. Voor factureringsdoeleinden en om uw gegevens bij te werken, verzamelen we uw gegevens regelmatig opnieuw.

Bewaringstermijn

Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijnen, die meestal 10 jaar na de voltooiing van de verwerking bedragen, worden uw gegevens verwijderd in overeenstemming met de wettelijke vereisten.

Begunstigde

Voor verdere verwerking kunnen we gegevens doorgeven aan andere verantwoordelijke instanties, zoals voor- en nabehandelingsproviders en andere dienstverleners. Als u onder de wettelijke ziektekostenverzekering valt, geven wij de voor de afrekening vereiste gegevens overeenkomstig de bepalingen van het Duitse wetboek van sociale zekerheid of vergelijkbare lokale wetgeving door aan de verantwoordelijke instanties. Als privé-patiënt wordt het afschrift meestal rechtstreeks per post naar u toegestuurd. In geval van uw toestemming maken we gebruik van particuliere factureringscentra om rekeninguittreksels op te stellen. Uw gegevens worden zonder uw voorafgaande toestemming niet doorgegeven aan derden.

Uw rechten als betrokkene

U hebt het recht om informatie te verkrijgen over de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Bovendien hebt u het recht op rectificatie of wissing of op beperking van de verwerking, voor zover u daartoe wettelijk gerechtigd bent. U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken. De rechtmatigheid van de verwerking tot aan de intrekking blijft onverlet. Tot slot hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking binnen de wettelijke grenzen. U hebt ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid in het kader van de gegevensbeschermingswetgeving. U hebt het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming over de verwerking van persoonsgegevens door ons.

Via onze website hebt u de mogelijkheid om verschillende informatie te ontvangen (bv. download een white paper, neem deel aan een webinar/evenement) over diverse specialistische onderwerpen gratis van B. Braun. Hiervoor is het noodzakelijk dat u instemt met het gebruik van uw gegevens voor marketingdoeleinden in ruil voor het verstrekken van deze informatie. Wij gebruiken de door u verstrekte contactgegevens voor het verstrekken van informatie. U ontvangt na de registratiebevestiging een activeringsmail van ons of door deel te nemen, waarmee uw gegevens worden bevestigd. Daarna krijgt u toegang tot de breed gepresenteerde informatie en kunt u in de toekomst ook worden geïnformeerd over andere relevante therapieën, producten, oplossingen of evenementen door B. Braun en onze contractueel gebonden verkooppartners.

De verwerking van uw gegevens voor reclamedoeleinden vindt plaats op basis van:

• uw toestemming conform art. 6 paragrafen (1) een AVG of
• ons gerechtvaardigd belang conform art. 6 (1) f AVG. Er is een gerechtvaardigd economisch belang om onze contactpersonen te informeren over verdere aanbiedingen en eigen evenementen om een langdurige klantrelatie op te bouwen en te onderhouden.
  

Tegelijkertijd houden we ons aan de vereisten van de wet op oneerlijke concurrentie (UWG).

Verwerkte gegevens:

• Naam en e-mailadres
• Optioneel : Titel en aanhef

Zodra u uw toestemming hebt ingetrokken of bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, worden uw persoonsgegevens niet langer gebruikt voor reclamedoeleinden en het verstrekken van informatie via onze website. Als er een zakelijke relatie blijft bestaan, worden uw gegevens voor deze doeleinden verder verwerkt, anders worden ze gewist. Uw gegevens worden verwerkt door verwerkers (zie ontvangers).

Wij verwerken uw gegevens in een centraal CRM-systeem. In dit kader kunnen uw gegevens binnen de B. Braun Groep worden doorgegeven, indien dit voor de beschikbaarstelling noodzakelijk is.

Bovendien kan het nodig zijn om persoonsgegevens door te geven aan andere instanties:

• aan dienstverleners, bijv. IT-dienstverleners of dienstverleners voor het verzenden van mailings

Daarbij houden we ons aan het principe van data-economy en geven we alleen de persoonsgegevens door die telkens nodig zijn.

Als uw gegevens worden doorgegeven aan andere bedrijven, dienstverleners of andere entiteiten buiten de EU, zorgen wij voor een adequate bescherming van uw persoonsgegevens, bv. door het afsluiten van standaardcontractbepalingen of het vragen van uw toestemming. De risico's die voortvloeien uit de doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen vindt u in het algemene deel van deze privacyverklaring onder 'Doorgifte aan derde landen'.

Als we uw contactgegevens hebben ontvangen in het kader van een zakelijk evenement, een zakelijke afspraak of in het kader van een bestelling, gebruiken we uw contactgegevens om onze zakelijke contacten te onderhouden. Hiervoor geven we uw contactgegevens door aan ons CRM-systeem.

Uw gegevens worden verwerkt op basis van ons gerechtvaardigd belang conform artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG. Er is een gerechtvaardigd economisch belang om contacten te onderhouden die zijn ontstaan in het kader van zakelijke transacties die verder gaan dan het eerste contact en om deze te gebruiken om een zakelijke relatie op te bouwen en daartoe in contact met u te blijven.

In dit kader verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• naam, functie, functie
• Organisaties
  
• Zakelijk contact
  
• Bedrijfsadres
  
• zakelijk e-mailadres, telefoonnummer
  

Indien door u gevraagd en aan ons ter beschikking gesteld:

• privé contactgegevens, privé adres, privé e-mailadres, telefoonnummer

Wij bewaren uw gegevens voor de duur van de zakelijke relatie. Als u bezwaar maakt tegen de verwerking, blijven wij uw persoonsgegevens bewaren zolang wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Bovendien worden gegevens van zakelijke contacten met wie we binnen een bepaalde periode geen zakelijk contact hadden, verwijderd.

Wij verwerken uw gegevens in een centraal CRM-systeem. In dit verband kunnen uw gegevens binnen de B. Braun Groep worden doorgegeven, indien dit voor de beschikbaarstelling noodzakelijk is.

Daarnaast kan het nodig zijn om persoonsgegevens door te geven aan andere partijen:

• aan dienstverleners, bijv. IT-dienstverleners, drukkerijen of dienstverleners voor het versturen van mailings per post of digitaal

In dit verband houden we ons aan het principe van gegevensminimalisering en geven we alleen de persoonsgegevens door die telkens nodig zijn.

Als uw gegevens worden doorgegeven aan andere bedrijven, dienstverleners of andere instanties buiten de EU, zorgen wij voor een adequate bescherming van uw persoonsgegevens, bijv. door het afsluiten van standaardcontractbepalingen of het vragen van uw toestemming.

De risico's die voortvloeien uit de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen vindt u in het algemene deel van deze informatie over gegevensbescherming onder "doorgifte naar derde landen".

We gebruiken uw contactgegevens om u informatie te sturen over producten, diensten of evenementen die voor u interessant kunnen zijn.

De verwerking van uw gegevens ten behoeve van reclame wordt door ons uitgevoerd op basis van:

• uw toestemming conform art. 6 (1) a AVG of
• ons gerechtvaardigd belang conform art. 6 (1) f AVG. Er is een gerechtvaardigd economisch belang om onze contactpersonen te informeren over onze eigen aanbiedingen en evenementen om een langdurige klantrelatie op te bouwen en te onderhouden

Tegelijkertijd houden we ons aan de lokale vereisten en voorschriften met betrekking tot reclame.

In dit kader verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• per e-mail: Naam, functie, functie, instelling, afdeling, adres en e-mailadres
• per e-mail: Naam, functie, functie, instelling, afdeling, adres
  
• persoonlijke interesse in producten/diensten en/of evenementen
  

Zodra u uw toestemming hebt ingetrokken of bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, worden uw persoonsgegevens niet langer gebruikt voor reclamedoeleinden. Als er een zakelijke relatie blijft bestaan, worden uw gegevens voor deze doeleinden verder verwerkt, anders worden ze gewist.

Uw gegevens worden verwerkt door opdrachtverwerkers (zie ontvangers).

Wij verwerken uw gegevens in een centraal CRM-systeem. In dit verband kunnen uw gegevens binnen de B. Braun Groep worden doorgegeven, indien dit voor de beschikbaarstelling noodzakelijk is.

Daarnaast kan het nodig zijn om persoonsgegevens door te geven aan andere partijen:

• aan dienstverleners, bijv. IT-dienstverleners, drukkerijen of dienstverleners voor het versturen van mailings per post of digitaal

In dit verband houden we ons aan het principe van gegevensminimalisering en geven we alleen de persoonsgegevens door die telkens nodig zijn.

Als uw gegevens worden doorgegeven aan andere bedrijven, dienstverleners of andere instanties buiten de EU, zorgen wij voor een adequate bescherming van uw persoonsgegevens, bijv. door het afsluiten van standaardcontractbepalingen of het vragen van uw toestemming.

De risico's die voortvloeien uit de doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen vindt u in het algemene deel van deze informatie over gegevensbescherming onder "doorgifte naar derde landen".

Voor de organisatie, implementatie en opvolging is het noodzakelijk om persoonsgegevens te verwerken. Afhankelijk van het evenement en de omvang van de diensten worden verschillende persoonsgegevens van u verzameld. Lees hieronder hoe wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer u als deelnemer of spreker deelneemt aan onze evenementen en soortgelijke activiteiten (hierna 'evenementen' genoemd).

Als het evenement op onze locatie plaatsvindt, lees dan ook het 'Privacybeleid voor bezoekersbeheer'.

Betrokkenen

Het doel van de verwerking is om u in staat te stellen deel te nemen aan de evenementen en te profiteren van de diensten of promoties die verband houden met uw deelname. De rechtsgrondslag verschilt per gebeurtenis

• Gerechtvaardigd belang conform art. 6 (1) f AVG (bijv. voor een veilige en efficiënte communicatie).
• Toestemming conform art. 6 (1) a AVG (bijv. uw registratie)
• Overeenkomst conform art. 6 (1) b AVG (bijv. bijstandscontracten)

Wanneer u zich registreert en deelneemt aan een van onze evenementen, verwerken we de volgende gegevens over u:

• stamgegevens (bv. naam, titel, afdeling, functie, adres, instelling).
• Contactgegevens (bv. e-mail, telefoonnummers)
• contractgegevens (bv. voorwerp van het contract, duur, klantcategorie)
• aankomst- en vertrekgegevens
• Keuzemogelijkheden : dieetvoorschriften voor deelnemers met allergieën

in individuele gevallen bovendien:

• specifieke paspoortgegevens voor het aanmaken van uitnodigingsbrieven voor de VISA-dienst
• Geboortedatum en -plaats

Voor betaalde evenementen verwerken we ook:

• betalingsgegevens (bv. bankgegevens, facturen, betalingsgeschiedenis, privéadres indien opgegeven)

Als we gezondheidsgerelateerde gegevens verwerken (bv. over allergieën), religieuze, politieke of andere bijzondere categorieën van gegevens in deze context, gebeurt dit in het kader van de openbaarmaking (bv. voor themagebaseerde evenementen) of gebeurt met uw toestemming.

Uw gegevens worden opgeslagen in overeenstemming met de wettelijke voorschriften (bijv. voor facturen max. 10 jaar) en worden na afloop van deze periode verwijderd. Uw gegevens worden verwerkt binnen de EU.

Wij verwerken uw gegevens in een centraal CRM-systeem. In dit verband kunnen uw gegevens binnen de B. Braun Groep worden doorgegeven als dit nodig is voor de organisatie, uitvoering en follow-up van het betreffende evenement. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als we uw contactverzoek voor verwerking moeten doorsturen naar nationale ondernemingen of als u aan internationale evenementen hebt deelgenomen. Bovendien kan het nodig zijn om persoonsgegevens door te geven aan andere partijen:

• o dienstverleners, bv. IT-dienstverleners, drukkerijen of dienstverleners voor het versturen van mailings per post of digitaal
• aan hotels en vervoersbedrijven als u ons vraagt om uw reis en verblijf te organiseren
• aan lokale autoriteiten, bv. in het kader van het aanvragen van een VISA

In dit verband houden we ons aan het principe van gegevensminimalisering en geven we alleen de persoonsgegevens door die telkens nodig zijn.

Als uw gegevens worden doorgegeven aan andere bedrijven, dienstverleners of andere instanties buiten de EU, zorgen wij voor een adequate bescherming van uw persoonsgegevens, bijv. door het afsluiten van standaardcontractbepalingen of het vragen van uw toestemming.

Actief deel (bv. sprekers, adviseurs, moderators)

Uw gegevens worden door ons verwerkt voor de afhandeling van uw contractuele prestaties. De rechtsgrondslag is de contractuele relatie volgens art. 6 (1) b AVG.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens over u:

• stamgegevens (bv. naam, titel, afdeling, functie, adres, instelling)
• Contactgegevens (bv. e-mail, telefoonnummers)
• contractgegevens (bv. voorwerp van het contract, looptijd, klantcategorie)
• aankomst- en vertrekgegevens
• betalingsgegevens (bv. bankgegevens, facturen, betalingsgeschiedenis, thuisadres)
• Keuzemogelijkheden : dieetvoorschriften bij allergieën

in individuele gevallen bovendien:

specifieke paspoortgegevens voor het aanmaken van uitnodigingsbrieven voor de VISA-dienst.

Als we gezondheidsgerelateerde gegevens verwerken (bv. over allergieën), religieuze, politieke of andere bijzondere categorieën van gegevens in deze context, gebeurt dit in het kader van de openbaarmaking (bv. voor themagebaseerde evenementen) of gebeurt met uw toestemming.

Uw gegevens worden opgeslagen in overeenstemming met de wettelijke voorschriften (bijv. voor facturen max. 10 jaar) en worden na afloop van deze periode verwijderd. Uw gegevens worden verwerkt binnen de EU.

Wij verwerken uw gegevens in een centraal CRM-systeem. In dit verband kunnen uw gegevens binnen de B. Braun Groep worden doorgegeven als dit nodig is voor de organisatie, uitvoering en opvolging van de betreffende activiteit/opdracht:

• financiële boekhouding voor betalingsverwerking

Daarnaast kan het nodig zijn om persoonsgegevens door te geven aan andere partijen:

• aan dienstverleners, bijv. IT-dienstverleners, drukkerijen of dienstverleners voor het versturen van mailings per post of digitaal
• aan hotels en vervoersbedrijven als u ons vraagt om uw reis en verblijf te organiseren.
• aan lokale autoriteiten, bv. in het kader van het aanvragen van een VISA

In dit verband houden we ons aan het principe van gegevensminimalisering en geven we alleen de persoonsgegevens door die telkens nodig zijn.

Als uw gegevens worden doorgegeven aan andere bedrijven, dienstverleners of andere instanties buiten de EU, zorgen wij voor een adequate bescherming van uw persoonsgegevens, bijv. door het afsluiten van standaardcontractbepalingen of het vragen van uw toestemming.

Het toepassingsgebied van dit privacybeleid is beperkt tot de verwerking van persoonsgegevens in verband met productklachten, verzoeken om medische informatie en geneesmiddelenbewaking. Farmacovigilantie is de detectie, evaluatie, opvolging en preventie van bijwerkingen in verband met geneesmiddelen. In het kader van de geneesmiddelenbewaking verwerken we meldingen van bijwerkingen in verband met geneesmiddelen (bv. vermoedelijke gevallen van bijwerkingen of gebrek aan effect van geneesmiddelen). Als u ongewenste voorvallen of andere informatie die relevant is voor de geneesmiddelenbewaking aan ons meldt, verwerken wij deze gegevens uitsluitend voor geneesmiddelenbewakingsdoeleinden.

Doel en rechtsgrond van de verwerking – Farmacovigilantie

Wat betreft de rapportage over geneesmiddelenbewaking voldoen we aan de relevante vereisten die ons en de verantwoordelijke regelgevende instanties verplichten om gegevens over bijwerkingen te beheren. Dit dient om de volksgezondheid te beschermen en een hoog kwaliteits- en veiligheidsniveau te waarborgen.

We zijn verplicht om bepaalde persoonsgegevens van getroffen patiënten en/of meldende personen te verwerken om bijwerkingen in verband met geneesmiddelen te melden aan de relevante regelgevende instanties. De persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor geneesmiddelenbewakingsdoeleinden en alleen wanneer dit relevant en passend is om een dergelijk voorval correct te documenteren, te beoordelen en te rapporteren in overeenstemming met onze verplichtingen inzake geneesmiddelenbewaking. De informatie in kwestie is van groot belang voor de volksgezondheid en wordt gebruikt voor het detecteren, beoordelen, begrijpen en voorkomen van bijwerkingen en andere risico's met betrekking tot onze geneesmiddelen. In het bijzonder verwerken wij uw gegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de rechtsgronden die in de onderstaande tabel worden vermeld.

Doeleinden: Persoonsgegevens in het kader van meldingen van ongewenste voorvallen met betrekking tot geneesmiddelen of andere aspecten van geneesmiddelenbewaking (zelfs indien verstrekt in het kader van een medisch verzoek)

Rechtsgrondslag: Deze verwerking is noodzakelijk voor de wettelijke verplichtingen van B. Braun op het gebied van geneesmiddelenbewaking (Good Pharmacovigilance Practice, MPA). (Art. 6 (1) c en art. 9 (2) AVG)

Doeleinden en rechtsgrondslag van de verwerking – Medische verzoeken

Persoonsgegevens die in verband met medische vragen aan B. Braun worden verstrekt, kunnen worden gebruikt om het betreffende verzoek te beantwoorden en op te volgen. De desbetreffende informatie kan worden opgeslagen in een medische informatiedatabase voor referentiedoeleinden. Daarnaast kunnen we wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld in het kader van geneesmiddelenbewaking) om de gegevens te rapporteren aan regelgevende instanties. Wij gebruiken uw gegevens niet voor andere doeleinden. In het bijzonder verwerken wij uw gegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de rechtsgronden die in de onderstaande tabel worden vermeld.

Doeleinden: Persoonsgegevens met betrekking tot een medisch verzoek kunnen worden gebruikt om het verzoek te beantwoorden en op te volgen

Rechtsgrondslag: Deze verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigde belang van B. Braun om uw verzoeken op te volgen (art. 6 (1) f AVG). Als u een patiënt bent, verwerken we uw persoonsgegevens alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.  (Art. 6 (1) a en art. 9 (2) a AVG).

Doeleinden en rechtsgrondslag van de verwerking – Productklachten

Persoonsgegevens die in verband met een productklacht aan B. Braun worden verstrekt, worden uitsluitend voor deze doeleinden gebruikt. De informatie in kwestie is van groot belang voor de volksgezondheid en zal worden gebruikt om de klacht over het product te beoordelen, te classificeren en te evalueren, om gerelateerde vragen op te volgen en om de gegevens in een database met klachten over het product op te slaan voor referentiedoeleinden. In het bijzonder verwerken wij uw gegevens voor de volgende doeleinden en op basis van de rechtsgronden die in de onderstaande tabel worden vermeld.

Doeleinden: Persoonsgegevens in verband met een productklacht (bv. voor de beoordeling, classificatie en evaluatie van de productklacht, voor de opvolging van het overeenkomstige verzoek en voor de opslag van de gegevens voor referentiedoeleinden in een productklachtdatabase) (ook indien verstrekt in het kader van een medisch verzoek)

Rechtsgrondslag: Deze verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn op B. Braun (art. 6 (1) c en art. 9 (2) i AVG).

Bij het indienen van een melding kunnen, afhankelijk van het individuele geval, de volgende gegevens worden verwerkt:

Melding van bijwerkingen van geneesmiddelen

Verslaggever: naam, contactgegevens, behoren tot een beroepsgroep

Persoon waarop een ongewenst voorval heeft betrekking: persoonsgegevens over gezondheid en medische voorgeschiedenis voor zover nodig voor de behandeling en beoordeling van het dossier. Dit kan gegevens omvatten zoals initialen, leeftijd/geboortedatum, geslacht, gewicht en lengte. Persoonsgegevens die volgens de wet als gevoelig worden beschouwd, zoals gezondheidsstatus en etniciteit, worden alleen verwerkt als dit relevant en noodzakelijk lijkt voor de nauwkeurige documentatie van de respons, evenals om te voldoen aan de verplichting tot geneesmiddelenveiligheid en onze wettelijke verplichtingen.

Medische aanvragen

Verslaggever: naam, contactgegevens, behoren tot een beroepsgroep

Als een medisch verzoek gegevens bevat over een klacht over een product of vermoedelijke bijwerkingen, wordt het bovendien als zodanig behandeld.

Klachten over het product

Verslaggever: naam, contactgegevens, behoren tot een beroepsgroep

In het geval dat een persoon een gezondheidsschade heeft ondervonden in verband met een productklacht, worden persoonsgegevens over gezondheid en medische voorgeschiedenis verzameld in de mate die nodig is om het geval te verwerken en te beoordelen. Dit kan gegevens omvatten zoals initialen, leeftijd/geboortedatum, geslacht, gewicht en lengte. Persoonsgegevens die volgens de wet als gevoelig worden beschouwd, zoals gezondheidsstatus en etniciteit, worden alleen verwerkt als dit relevant en noodzakelijk lijkt voor de nauwkeurige documentatie van de respons, evenals om te voldoen aan de verplichting tot geneesmiddelenveiligheid en onze wettelijke verplichtingen.

Vanwege hun belang voor de volksgezondheid wordt informatie met betrekking tot geneesmiddelenbewaking gedurende ten minste 15 jaar bewaard nadat de respectieve producten uit de markt zijn genomen in het laatste land waar ze werden aangeboden. Aangezien informatie over productklachten belangrijk is voor de volksgezondheid, worden klachtendossiers met de bijbehorende persoonsgegevens minstens 15 jaar bewaard. Persoonsgegevens die worden opgeslagen in het kader van verzoeken om medische informatie worden maximaal 11 jaar bewaard vanaf de datum van ontvangst.

B. Braun kan persoonsgegevens die u ons verstrekt, delen indien nodig om de wereldwijde geneesmiddelenbewakingsdatabase van B. Braun te onderhouden en om te voldoen aan de toepasselijke geneesmiddelenbewakingswetgeving. Om dit te doen, kunnen we persoonsgegevens als volgt delen en/of bekendmaken:

• binnen de B. Braun Group, om een gerapporteerd ongewenst voorval te analyseren en te evalueren.
• aan de bevoegde toezichthoudende autoriteiten met betrekking tot een (vermoedelijk) ongewenst voorval.
• aan dienstverleners, bijv. IT-dienstverleners 
• aan andere farmaceutische bedrijven die optreden als co-marketeers, co-distributeurs of andere licentiepartners van de B. Braun Group, als de verplichtingen inzake geneesmiddelenbewaking voor ons product een dergelijke uitwisseling van veiligheidsinformatie vereisen. 
• Wanneer informatie over ongewenste voorvallen wordt gepubliceerd (bijvoorbeeld in de vorm van casestudies en samenvattingen); in deze gevallen worden uw gegevens geanonimiseerd om uw identiteit vertrouwelijk te houden.

Daarnaast is B. Braun verplicht om bepaalde informatie over geneesmiddelenbewaking en producten te delen met gezondheidsautoriteiten wereldwijd. Dit omvat ook autoriteiten waarvan de gegevensbeschermingsregels afwijken van die van de EU. Rechtsgrondslag: Artikelcode 6 (1) c) en voor overschrijvingen buiten de EU Art. 6 (1) f en art. 49 (1) e AVG. 

De betreffende meldingen bevatten details over het betreffende incident. Persoonsgegevens worden alleen opgenomen voor zover noodzakelijk:

• Voor patiënten omvat het rapport alleen, zoals aangegeven, leeftijd, geslacht en initialen (waar aangegeven), geboortedatum/geboortejaar (waar openbaarmaking is toegestaan), maar nooit de naam van de patiënt. 
• Voor melders bevat de melding de naam, het beroep (bv. arts, apotheker), initialen of adres, e-mailadres en telefoonnummer (indien aangegeven). De contactgegevens zijn nodig om contact op te kunnen nemen met de melder om hoogwaardige en volledige informatie over ongewenste voorvallen te verkrijgen. Als de melder zijn of haar contactgegevens niet wil delen met B. Braun of autoriteiten, wordt 'privacy' ingevoerd in het veld voor naam en contactgegevens van de melder.

Als uw gegevens worden doorgegeven aan andere bedrijven, zakenpartners of dienstverleners buiten de Europese Unie, zorgen wij ervoor dat uw persoonsgegevens adequaat worden beschermd, bijv. door het afsluiten van modelcontractbepalingen en/of door het doorgeven van enkel noodzakelijke gegevens.

Voor digitale evenementen maken we gebruik van de videoconferentietools 'Teams' (van de provider Microsoft, VS) en 'Zoom' (van de provider Zoom Video Communications Inc., VS).

De rechtsgrondslag voor de verwerking van persoonsgegevens wordt bepaald door het specifieke doeleinde waarvoor het respectieve platform wordt gebruikt en het digitale evenement wordt aangeboden. Het gaat hierbij om: 

• Effectieve implementatie van het evenement dat we aanbieden om deelnemers te informeren over professionele onderwerpen: rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang op basis van art. 6 (1) f AVG. 
• Bijvoorbeeld door: groeps- of individuele vergaderingen, trainingen en evenementen om een contract met de betrokkene uit te voeren: rechtsgrondslag is art. 6 (1) b AVG. 
• Het voeren van groeps- of individuele bijeenkomsten, trainingen en evenementen die noodzakelijk zijn voor zakelijke doeleinden in het kader van het dienstverband: de rechtsgrondslag is het aanwerven, uitvoeren of beëindigen van de arbeidsovereenkomst conform § 26 lid 1 BDSG. 
• Implementatie van groeps- of individuele vergaderingen, trainingen en evenementen op basis van uw toestemming in overeenstemming met art. 6 (1) a) AVG, die u ons toekent door deel te nemen aan het betreffende digitale evenement.

De omvang van de verwerkte gegevens hangt af van het doel van het digitale evenement, maar in het bijzonder van de informatie die u vóór of tijdens uw deelname aan het evenement verstrekt (bijv. gebruik van de chatfunctie): 

• Metagegevens vergadering: Deze omvatten: datum, tijd, vergader-ID, telefoonnummers, locatie.
• Tekstgegevens: als je de chatfunctie gebruikt, worden je berichten verwerkt om ze in de chat weer te geven. 
• Audio- en videogegevens: Als u de video- en audiofuncties gebruikt, worden gegevens van de microfoon en/of videocamera verwerkt voor de duur van de vergadering. U kunt de camera of microfoon op elk moment zelf uitschakelen of dempen.
• Gedeelde bestanden en informatie: Met behulp van de 'share'-functie kunt u uw scherm of bestanden delen met andere deelnemers. Alle bestanden, inhoud en opmerkingen die door gebruikers worden geplaatst, zijn toegankelijk voor de personen met wie ze worden gedeeld. Dit kunnen individuen zijn of leden van een team of kanaal.
• Documentatie van uw deelname met deelnemerslijsten: Voor bepaalde doeleinden, zoals het geven van trainingen of bewustmakingsactiviteiten, is het noodzakelijk om een lijst van deelnemers bij te houden en deze op te slaan als bewijs. De videoconferentietools bieden de mogelijkheid om na een evenement een lijst met deelnemers te exporteren.

We gebruiken Microsoft en Zoom als processors in de zin van Art. 28 AVG. De providers verkrijgen kennis van de bovengenoemde gegevens voor zover dit contractueel is toegestaan.

Microsoft en Zoom behouden zich het recht voor om klantgegevens te verwerken voor eigen legitieme zakelijke doeleinden. Wij hebben geen invloed op deze gegevensverwerking. Voor zover de Aanbieders persoonsgegevens verwerken in het kader van hun gerechtvaardigde zakelijke doeleinden, zijn zij de verwerkingsverantwoordelijken van die gegevensverwerkingsactiviteiten en zijn zij als zodanig verantwoordelijk voor de naleving van alle toepasselijke gegevensbeschermingswetten. Dit geldt in het bijzonder wanneer u de websites van Microsoft en Zoom bezoekt of de videoconferentietools via uw browser gebruikt. Als u informatie nodig hebt over de verwerking van Microsoft en Zoom, raadpleeg dan hun relevante privacyverklaringen.

In principe vindt er geen gegevensverwerking plaats buiten de Europese Unie (EU), omdat we onze opslaglocatie hebben beperkt tot datacenters in de EU. We kunnen echter niet uitsluiten dat gegevens worden verzonden via internetservers die zich buiten de EU bevinden. Dit kan met name het geval zijn wanneer de deelnemers zich in een derde land bevinden.  

De gegevens die tijdens een digitaal evenement worden verwerkt, worden tijdens het transport via het internet versleuteld en zo beschermd tegen onbevoegde toegang door derden. Daarnaast hebben we met de aanbieders omvangrijke technische en organisatorische maatregelen afgesproken die overeenkomen met de huidige stand van de techniek, bijv. met betrekking tot toegangsautorisatie en end-to-end encryptieconcepten voor datalijnen, databases en servers.

We verwijderen persoonsgegevens wanneer de opslag van de gegevens niet langer nodig is. In het geval van wettelijke bewaarplichten wordt verwijdering in aanmerking genomen na het verstrijken van de respectieve bewaarplicht.

U hebt het recht om informatie te verkrijgen over de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Bovendien hebt u het recht op rectificatie of wissing of op beperking van de verwerking, voor zover u daartoe wettelijk gerechtigd bent. U kunt uw toestemming te allen tijde met werking voor de toekomst herroepen. De rechtmatigheid van de verwerking tot aan de intrekking blijft door de intrekking onaangetast. Tot slot hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking binnen de wettelijke grenzen. U hebt ook het recht op gegevensoverdraagbaarheid in het kader van de gegevensbeschermingswetgeving. U hebt het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming over de verwerking van persoonsgegevens door ons.

Onder bepaalde omstandigheden kan het gebeuren dat digitale gebeurtenissen worden geregistreerd. Dit wordt gedaan voor het doeleinde, bv. publicatie, documentatie, ... De rechtsgrondslag is uw geïnformeerde (schriftelijke) toestemming conform art. 6 (1) a) AVG, die u ons toekent door het evenement bij te wonen. Indien een digitaal event moet worden opgenomen, zullen wij u hierover op voorhand transparant informeren (bv. als onderdeel van de uitnodiging). Bovendien wordt er tijdens het evenement een melding gegeven voordat de opname wordt gestart. Het systeem informeert u ook dat de gebeurtenis wordt geregistreerd.

De registratie wordt na afloop van de betreffende bewaartermijn conform de gegevensbeschermingsbepalingen opgeslagen en gewist. 

Onder bepaalde omstandigheden kan het nodig zijn om de opname te publiceren voor de groep deelnemers, op het intranet of op het internet om het bovengenoemde doel te bereiken. Indien de opname op het intranet of internet wordt gepubliceerd, willen we erop wijzen dat de opnames toegankelijk worden gemaakt voor een breed publiek. Elke kijker kan de inhoud op het internet naar eigen goeddunken gebruiken, inclusief misbruik, zonder dat dit kan worden bewaakt, beperkt of voorkomen. In het kader van de gegevensminimalisering zorgen we er echter voor dat persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de publicatie, met name bij het publiceren van opnames, vooraf worden verwijderd of geanonimiseerd (bijv. bijsnijden van het videofragment).

Raadpleeg het betreffende privacybeleid voor informatie over hoe we omgaan met uw persoonsgegevens wanneer u een van onze apps of websites gebruikt.

Alleen door de groep gemachtigde personen mogen het fabrieksterrein betreden. Als bezoeker, gast of externe bedrijfsmedewerker moet u de hieronder vermelde gegevenscategorieën opgeven en ontvangt u meestal een bezoekerspas waarmee u gedurende uw bezoek/verblijf op het fabrieksterrein kunt blijven.

Het doel van de verwerking vloeit voornamelijk voort uit de uitoefening van de domicilierechten en de bescherming van het eigendom van de onderneming. Bovendien dient de verwerking te allen tijde te kunnen vaststellen wie zich op het fabrieksterrein en in onze gebouwen bevindt, in het bijzonder om de veiligheid van het fabrieksterrein en de bescherming van de daar werkzame personen te waarborgen. De rechtsgrondslag is ons gerechtvaardigd belang conform art. 6 al. 1 lit. f AVG, dat uit deze doelen voortvloeit.

De volgende gegevens worden verwerkt:

• Voornaam en naam *
• Kentekennummer, indien van toepassing
• Bedrijf waarvoor je werkt
• Verblijfsduur
• Uw contactpersoon bij ons bedrijf

Uw gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om de bovengenoemde doeleinden te bereiken of om een contract uit te voeren (doorgaans 1 jaar). Gegevens kunnen buiten deze periode worden bewaard als en voor zover dit wettelijk vereist is.

De opslag van gegevens verschilt per locatie. De gegevens die nodig zijn voor het bezoekersbeheer worden opgeslagen in een bezoekersbeheersysteem of in een bezoekersboek.

Voor het bezoekersbeheer maken we deels gebruik van verwerkers in de EU (bv. sitebeveiliging, IT-dienstverleners).

Neem ook de informatie over gegevensbescherming ter plaatse in acht.

Het doel van de instructie is het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van bezoekers en werknemers van aannemers op het bedrijfsterrein.

Toepasselijke wetgeving

• Duitse wet op de arbeidsveiligheid (ArbSchG)
• Arbeidsveiligheidswet (ASiG)
• Burgerlijk Wetboek (BGB)
• Bouwplaatsverordening (BaustellV)
• Bedrijfsveiligheidsverordening (BetrSichV)
• Verordening gevaarlijke stoffen (GefStoffV)

Voorschriften van de Duitse wettelijke aansprakelijkheidsverzekering (DGUV)

• DGUV-voorschrift 1 "Principes van preventie"
• DGUV-voorschrift 2 "Bedrijfsartsen en arbeidsveiligheidsspecialisten"
• DGUV-regel 100-001 "Preventieprincipes"

• Volledige naam
• Bedrijf
• Geboorte-datum
• Uw e-mail adres
• Datum veiligheidsinstructie/bezoek of verblijf op het bedrijfsterrein

Uw gegevens worden bewaard zolang dit nodig is om de bovengenoemde doeleinden te verwezenlijken of om een contract uit te voeren. Gegevens kunnen verder worden opgeslagen als en voor zover dit wettelijk is voorgeschreven.

We gebruiken videobewaking om onze fabrieksruimten en gebouwen te beschermen. Bewaakte zones zijn altijd gemarkeerd met de juiste borden.

De videobewaking dient in het kader van huisrechten in overeenstemming met ons gerechtvaardigd belang conform art. 6 (1) f AVG. Let ook op de overeenkomstige informatie die op de betreffende locatie wordt weergegeven. Het gebruik van videobewaking is bedoeld voor preventieve doeleinden om te voorkomen dat personen rechtsschendingen begaan ten nadele van B. Braun. Het doel van videobewaking is het bewaren van bewijsmateriaal en het ophelderen van strafbare feiten, alsook de tenuitvoerlegging van civielrechtelijke schadeclaims bij onregelmatigheden zoals overstappen, schade aan eigendommen, manipulatie van toegangsmiddelen of ongeoorloofde toegang.

De opslagduur van de records valt binnen het kader van wat operationeel noodzakelijk en wettelijk toegestaan is en kan variëren afhankelijk van de locatie en de daar geldende randvoorwaarden en vereisten (tussen 72 uur en maximaal 14 dagen). De gegevens worden dan automatisch gewist, tenzij er een gerechtvaardigd belang is bij de verdere verwerking.

In geval van een strafbaar feit worden de betreffende video-opnames voor zover nodig doorgegeven aan de wetshandhavingsinstanties.

Het volgende privacybeleid beschrijft de verwerking van persoonsgegevens binnen het klokkenluiderssysteem van de B. Braun Group (hierna "B. Braun Group" of 'Wij'). Het privacybeleid is van toepassing op meldingen in het interne meldingssysteem die worden ingediend via het klokkenluidersportaal van de website, per post, via een versleutelde e-mail, per telefoon of tijdens een persoonlijk gesprek.

Het klokkenluiderssysteem wordt gebruikt om meldingen van overtredingen van wetten en voorschriften binnen de B. Braun Group te ontvangen en te verwerken. De B. Braun Groep mag geen nadelen ondervinden als gevolg van overtredingen van wet- en regelgeving of ander schadelijk gedrag. Het klokkenluiderssysteem is bedoeld om een belangrijke bijdrage te leveren aan de preventie van dergelijke overtredingen of schadelijk gedrag. Het klokkenluiderssysteem wordt enerzijds op vrijwillige basis en anderzijds op basis van wettelijke verplichtingen opgezet. In principe is het aan jou in welke vorm je een melding doet via het klokkenluiderssysteem en of deze melding al dan niet anoniem gebeurt. De kennisgeving zelf en het verstrekken van uw gegevens is vrijwillig. We verzoeken u echter te overwegen om een persoonlijk bericht in te dienen, zodat we bij vragen contact met u kunnen opnemen en, indien nodig, de aannemelijkheid van het bericht beter kunnen controleren. In dat geval zorgen wij ervoor dat u geen ongerechtvaardigd nadeel ondervindt als gevolg van de ingediende kennisgeving. Dit geldt niet als de kennisgeving opzettelijk of grof nalatig onjuiste informatie bevat.

Interne Notificatiedienst

Meldingen die via het klokkenluiderssysteem worden ingediend, worden uitsluitend verwerkt door het Intern Meldingsbureau.

B. Braun SE

Compliance Office Duitsland

Carl-Braun-straat 1

34212 Melsungen

E-mail naar: compliance.de@bbraun.com

Telefoon: +49 (0) 5661 71 – 4142

Opmerking: Als u een melding per e-mail verzendt, zorg er dan voor dat deze e-mail versleuteld is! Medewerkers van de B. Braun Groep kunnen de e-mail onder 'Vertrouwelijkheid' in Outlook classificeren als "Strikt vertrouwelijk/beschermde inhoud".

Doel en rechtsgrondslag

De verwerking van persoonsgegevens die in het kader van het klokkenluiderssysteem worden verzameld, is beperkt tot de doeleinden die nodig zijn en op basis van verschillende wettelijke vereisten.

a) Doelstellingen

Wij verwerken persoonsgegevens met het oog op de goede werking van het klokkenluiderssysteem, waaronder in het bijzonder:

als een melding niet anoniem wordt gemaakt, verwerken we de persoonsgegevens van de klokkenluider met name voor identificatiedoeleinden, voor de ontvangstbevestiging, voor het contacteren van de klokkenluider om eventuele vragen over de melding te stellen en om informatie te kunnen verstrekken over de status van de procedure.

• We kunnen persoonsgegevens of informatie over omstandigheden verwerken die conclusies over de identiteit van natuurlijke personen toelaten. Dit gebeurt met het oog op een uitgebreide controle van de melding. Ook wordt de geldigheid van de melding gecontroleerd, bijvoorbeeld om mogelijke valse meldingen vroegtijdig te kunnen herkennen. Dit gebeurt in het belang van de klokkenluider en het bedrijf enerzijds, en in het belang van de betrokkene anderzijds, om eventuele ontkenningen op te sporen.
• De verwerking van persoonsgegevens dient in het bijzonder om interne onderzoeken naar behoren te kunnen uitvoeren en passende follow-upmaatregelen te kunnen nemen. Onder bepaalde omstandigheden kunnen interne onderzoeken nodig zijn om de kennisgeving adequaat te verwerken. Het omvat bijvoorbeeld onderzoeksmaatregelen om potentiële inbreuken op regels van welke aard dan ook op te sporen en op te helderen.
• Het Intern Meldingsbureau verwerkt persoonsgegevens met het oog op een gedetailleerde documentatie van de melding en de daarmee samenhangende maatregelen en processen indien deze deel uitmaken van of verband houden met een melding.
• Persoonsgegevens kunnen worden verwerkt met het oog op openbaarmaking aan bevoegde autoriteiten, bijvoorbeeld voor wetshandhavingsdoeleinden of andere procedures waarbij openbaarmaking vereist is.
• We kunnen persoonsgegevens verwerken met het oog op procedures om betrokkenen vrij te stellen wanneer er ongegronde beschuldigingen tegen hen zijn gemaakt. De verwerking dient ter verduidelijking en voor vrijstellingsmaatregelen.

Bovendien kunnen de in de algemene informatie over gegevensbescherming voor werknemers vermelde doeleinden worden beschouwd als mogelijke doeleinden voor gegevensverwerking, op voorwaarde dat er een dergelijke arbeidsrelatie bestaat tussen de betreffende personen en een bedrijf van de B. Braun Group.

b) Rechtsgrondslagen

De gegevensverwerking binnen het klokkenluiderssysteem is gebaseerd op verschillende rechtsgronden, afhankelijk van de inhoud en het onderwerp van de melding. De reden hiervoor is dat er afhankelijk van de inhoud van een melding verschillende wetten van toepassing kunnen zijn. Lees voor een overzicht van te melden wangedrag de algemene informatie over het klokkenluiderssysteem.

Kennisgevingen in het kader van de HinSchG:

De Wet bescherming klokkenluiders ('HinSchG') stelt een juridisch kader vast voor de melding van inbreuken op bepaalde voorschriften.

Rechtsgrondslag: Art. 6 (1) lit. c AVG in samenhang met §§ 10 zin 1, 12 HinSchG

Voor zover en voor zover een interne melding binnen het toepassingsgebied van de HinSchG valt, zijn wij op grond van § 12 HinSchG verplicht om een intern meldingsbureau voor de ontvangst van meldingen op te richten en te exploiteren. De werking van het interne meldingskantoor omvat de verwerking van meldingen. Om deze meldingen correct te kunnen verwerken en om onze wettelijke verplichting naar behoren na te komen, kan het nodig zijn om persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van persoonsgegevens is dan gebaseerd op art. 6 (1) lit. c AVG in combinatie met de specifieke wettelijke verplichting in de HinSchG. Volgens § 10 HinSchG zijn interne meldingsdiensten ook bevoegd om persoonsgegevens te verwerken voor zover dit nodig is voor de vervulling van hun taken.

Rechtsgrondslag: Art. 9, lid 2, onder g AVG in samenhang met §§ 10 p. 2, 12 HinSchG, § 22 BDSG (Duitse wet op de gegevensbescherming)

Voor zover dit voor de nakoming van onze verplichtingen uit hoofde van de HinSchG noodzakelijk is, verwerken wij ook bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van art. 9 (1) AVG. Dit is bijvoorbeeld het geval als een melding respectievelijke gegevens bevat en het gerapporteerde gedrag verband houdt met deze gegevens. Overeenkomstig § 10 zin 2 HinSchG zijn interne meldingsdiensten bevoegd om deze gegevens te verwerken, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun taken. Dit is bijvoorbeeld het geval als de relevante persoonsgegevens deel uitmaken van een melding en het gemeld gedrag gericht is op dit type persoonsgegevens en de verwerking van de gegevens die onvermijdelijk verband houden met de correcte verwerking van de melding.

Kennisgevingen in het kader van de LkSG:

De Duitse wet inzake due diligence-verplichtingen van ondernemingen in toeleveringsketens (LkSG) voorziet in voorschriften met betrekking tot mensenrechten en due diligence op milieugebied in toeleveringsketens van ondernemingen. B. Braun maakt klachten in de zin van § 8 LkSG over mogelijke overtredingen mogelijk via het klokkenluiderssysteem.

Rechtsgrondslag: Art. 6 (1) lit. c AVG in samenhang met § 8 LkSG

Conform § 8 LkSG zijn wij verplicht om een interne klachtenprocedure in te stellen die personen in staat stelt op mensenrechten- en milieurisico's te wijzen, evenals op schendingen van mensenrechten- of milieuverplichtingen. Wij verwerken persoonsgegevens voor zover dit nodig is om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die door de LkSG worden opgelegd.

Kennisgevingen in het kader van andere wetten

Indien een kennisgeving binnen het toepassingsgebied valt van een andere wet die de instelling van een interne klachtenprocedure vereist, vindt de verwerking van persoonsgegevens plaats op basis van art. 6 (1) lit. c AVG in combinatie met de respectieve specifieke wettelijke verplichting.

Andere rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens

Naast de hierboven vermelde rechtsgronden, of in het geval dat een melding niet binnen het toepassingsgebied valt van een wet die de implementatie van een interne klachtenprocedure vereist, verwerken we persoonsgegevens binnen het klokkenluiderssysteem op basis van de volgende rechtsgronden:

Rechtsgrondslag: Art. 6 (1) lit. b AVG in samenhang met de arbeidsovereenkomst

Als de betrokken personen een werknemer van de B. Braun Group zijn en de verwerking in het kader van het klokkenluiderssysteem vereist is, kunnen we persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering en beëindiging van de arbeidsrelatie.

Rechtsgrondslag: § 26 lid 1 zin 2 BDSG

Indien nodig worden persoonsgegevens van werknemers verwerkt met het oog op het opsporen van strafbare feiten, voor zover gedocumenteerde feitelijke aanwijzingen aanleiding geven tot het vermoeden dat de betrokkene een strafbaar feit in de arbeidsrelatie heeft gepleegd en aan de verdere vereisten van § 26 lid 1 zin 2 BDSG is voldaan. 

Rechtsgrondslag: Art. 6 (1) lit. f GDPR

We kunnen persoonsgegevens verwerken in het kader van het klokkenluiderssysteem om een van onze legitieme belangen of die van een derde partij te beschermen, voor zover de verwerking van persoonsgegevens nodig is om een melding te verwerken.   

De B. Braun Groep zet zich in voor een juridisch conforme en maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering. Deze verantwoordelijkheid bestaat ten opzichte van alle belanghebbenden. B. Braun is van plan meldingen mogelijk te maken van gedrag dat een schending vormt van milieu- en duurzaamheidsbelangen of van de algemene wet op gelijke behandeling of anderszins sociaal schadelijk is of een ernstige interne schending vormt en, indien van toepassing, buiten het toepassingsgebied van de HinSchG/LkSG valt. Het gerechtvaardigde belang bestaat in het bijzonder in het voorkomen van mogelijke schade voor de B. Braun Groep, haar medewerkers en zakenpartners, zoals imagoverlies als gevolg van het wangedrag, mogelijke schadeclaims of andere juridische gevolgen. In het bijzonder moeten nadelen voor werknemers als gevolg van discriminerend of anderszins schadelijk gedrag worden voorkomen.

Voorts dient de verwerking van persoonsgegevens in het kader van het klokkenluiderssysteem ook ter bescherming van de belangen van de persoon op wie een melding betrekking heeft of van andere personen die in een melding worden genoemd. Voor deze personen bestaat met name het risico van aanzienlijke negatieve persoonlijke en economische gevolgen van informatie die opzettelijk of door grove nalatigheid verkeerd wordt gerapporteerd, waardoor zij een bijzonder belang hebben bij een adequate beoordeling van meldingen.

Verwerkte gegevens

In het kader van het klokkenluiderssysteem en eventuele vervolgmaatregelen kan het nodig zijn om met name de volgende persoonsgegevens of gegevenscategorieën over u te verwerken:

Contactgegevens vande klokkenluider: Als de melding niet anoniem is, worden de naam en het e-mailadres en, indien van toepassing, andere gegevens zoals een telefoonnummer en andere contactgegevens verwerkt.

Gegevens die de inhoud zijn van een kennisgeving: De gegevens die de inhoud zijn van een melding die door de klokkenluider via alle kanalen van het klokkenluiderssysteem wordt ingediend. Het kan een grote verscheidenheid aan persoonsgegevens of andere informatie bevatten die conclusies over de identiteit van de betrokken personen mogelijk maakt. Dit omvat informatie zoals het tijdstip, de beschrijving van de omstandigheden, de betrokken personen en andere informatie die nodig is om het probleem te beschrijven en het incident te melden. Evenzo kunnen bijvoorbeeld foto's, video-opnames, documenten en gegevens worden verwerkt in verband met de melding. Indien nodig worden ook inhoudelijke logboeken van telefoon- en persoonlijke gesprekken aangemaakt en verwerkt, die worden gemaakt tijdens gesprekken met de klokkenluider. Als de klokkenluider zijn schriftelijke toestemming geeft, kunnen er ook audio-opnames of letterlijke transcripties van de melding worden gemaakt. De expliciete informatie in de meldingen valt niet onder de verantwoordelijkheid van het Intern Meldingsbureau. Gerichte vragen en vooraf gedefinieerde invoervelden zijn bedoeld om het verzamelen van persoonsgegevens die niet nodig zijn, tot een minimum te beperken. Dit is echter mogelijk niet voor alle meldingskanalen mogelijk. Indien de Internal Notification Office vaststelt dat de melding persoonsgegevens bevat die niet relevant zijn voor het verduidelijken van de feiten of het verwerken van de melding, worden deze gegevens verwijderd en niet verder verwerkt.

Persoonsgegevens van betrokkenen: Persoonsgegevens kunnen worden verzameld en verwerkt van personen die het voorwerp uitmaken van een kennisgeving of anderszins in een kennisgeving worden genoemd. Dit omvat in het bijzonder alle gegevens die nodig zijn voor het vaststellen en verduidelijken van de feiten. Ook gegevens over personen die tot de groep van benadeelde personen behoren, kunnen worden verwerkt. De aard en omvang van de verwerkte persoonsgegevens hangen met name af van de noodzaak voor een adequate verwerking van de melding en de daaropvolgende follow-upmaatregelen.

Identiteitsgegevens: Als de melding niet anoniem is, worden er gegevens verzameld over het feit dat de klokkenluider een melding heeft gedaan. Afhankelijk van het type en de omvang van de melding kan ook informatie over het feit dat de klokkenluiders het voorwerp zijn van een dergelijke melding worden verwerkt. Bovendien kan informatie worden verwerkt over het feit dat personen anderszins betrokken zijn bij de procedure of dat zij de klokkenluider op een vertrouwelijke manier ondersteunen.

Werknemersgegevens: In sommige omstandigheden kan het nodig zijn dat wij gegevens verwerken in het kader van de arbeidsrelatie. Dit omvat bijvoorbeeld de positie en functie in het bedrijf, stamgegevens van de werknemer, informatie over collega's en leidinggevenden.

Communicatie en digitale gegevens: Voor het onderzoek kan het nodig zijn dat communicatiegegevens worden verwerkt in het kader van interne onderzoeken door het Intern Meldingsbureau of een door dit aangewezen dienst. Aan de hand van deze gegevens kunnen conclusies worden getrokken over het communicatiegedrag van de betrokkene. Dit omvat bijvoorbeeld een e-mailboxevaluatie en de evaluatie van log- en metagegevens.

Privé-inhoud: Onder bepaalde omstandigheden kunnen gegevens worden verwerkt die conclusies over de privésituatie van de betrokkenen mogelijk maken. Dit is bijvoorbeeld het geval als een melding dergelijke inhoud bevat.

Door het bedrijf geïnitieerde documenten: In het kader van een interne evaluatie van de kennisgeving kan het nodig zijn operationele documenten te evalueren. Daartoe behoren bijvoorbeeld prestatiebladen, rittenboeken, facturen en reiskostennota's.

Bijzondere categorieën van persoonsgegevens: In individuele gevallen kan het nodig zijn om speciale categorieën van persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken in de zin van art. 9 (1) AVG. Dit is bijvoorbeeld het geval als relevante gegevens deel uitmaken van een melding en het gemeld gedrag gericht is op dit type persoonsgegevens en de verwerking van de gegevens onvermijdelijk in overeenstemming is met een correcte verwerking van de melding. In een dergelijk geval neemt de Interne Kennisgevingsdienst specifieke en evenredige maatregelen om de belangen van de betrokkene te beschermen.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens die in het klokkenluiderssysteem worden verwerkt, worden door B. Braun alleen bewaard zolang ze nodig zijn voor specifieke doeleinden. Bijgevolg worden de gegevens gewist wanneer:

• de relevante rechtsgrondslag voor de verwerking van de gegevens niet meer bestaat,
• het doel van de verwerking van de gegevens niet langer bestaat,
• een wettelijke verplichting de verwijdering noodzakelijk maakt, of
• u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van persoonsgegevens,

tenzij er wettelijke bewaartermijnen zijn. B. Braun mag uw gegevens pas definitief verwijderen nadat deze periodes zijn verstreken. Gegevens waarvan verwijdering een onevenredige inspanning zou inhouden, zijn vrijgesteld van verwijdering.

Voor meldingen binnen het toepassingsgebied van de HinSchG is de interne meldingsdienst wettelijk verplicht om gedetailleerde documentatie van alle meldingen te verstrekken in overeenstemming met § 11 HinSchG. Deze documentatie moet volgens § 11 lid 5 HinSchG drie jaar worden bewaard. De opslag kan langer dan drie jaar duren als een langere opslag vereist is en evenredig is op grond van de HinSchG of een andere wettelijke bepaling.

Ontvangers en vertrouwelijkheid

B. Braun SE beheert het klokkenluiderssysteem centraal voor alle dochterondernemingen van de B. Braun Groep. In voorkomend geval dragen we daarom persoonsgegevens over aan een of meer dochterondernemingen als dit nodig is voor een adequate verwerking van de melding. We kunnen persoonsgegevens ontvangen van dochterondernemingen met betrekking tot een kennisgeving.

a) Doorgifte naar derde landen

In de regel worden persoonsgegevens niet doorgegeven aan derde landen (landen buiten de Europese Unie en de Europese Economische Ruimte). Een uitzondering hierop kunnen gevallen zijn waarbij dochterondernemingen van de B. Braun Group in derde landen betrokken zijn. We kunnen persoonsgegevens van een derde land doorgeven aan de vestiging van een dochteronderneming in een derde land als het incident zich in dat land heeft voorgedaan en nodig is voor het uitvoeren van interne onderzoeken of het nemen van vervolgmaatregelen.

b) Vertrouwelijkheid van meldingen

Alle meldingen die via het klokkenluiderssysteem worden ontvangen, worden uiterst vertrouwelijk behandeld. Deze vertrouwelijkheid wordt gedurende het hele proces gehandhaafd, met enkele uitzonderingen. De inhoud van een kennisgeving, alsook de identiteit van alle personen die met de kennisgeving verbonden zijn, is enkel toegankelijk voor een kleine groep van uitdrukkelijk gemachtigde personen van de Interne Meldingsdienst. Hieronder vallen ook personen die het Intern Meldpunt ondersteunen bij de uitvoering van zijn verplichtingen.

Het kan echter noodzakelijk zijn dat het Bureau voor interne kennisgeving de inhoud van een kennisgeving doorgeeft, alsmede informatie over de identiteit van een persoon die informatie verstrekt of over andere omstandigheden die conclusies over de identiteit van deze persoon mogelijk maken, bijvoorbeeld om interne onderzoeken uit te voeren, vervolgmaatregelen te nemen of overheidsinstanties bij de procedure te betrekken of deze aan hen door te geven. De identiteit wordt met name bekendgemaakt wanneer dit gebeurt op verzoek van de rechtshandhavingsinstanties, op grond van een bevel in een administratieve procedure of op grond van een rechterlijke beslissing. De klokkenluider wordt, indien mogelijk, op de hoogte gebracht van de bekendmaking van de identiteit. Dit geldt niet in het geval dat een wetshandhavingsinstantie, de bevoegde autoriteit of de rechtbank het Intern Notificatiebureau heeft meegedeeld dat de informatie een bedreiging vormt voor de relevante onderzoeken, onderzoeken of gerechtelijke procedures.

In het geval dat verdere bekendmaking van de identiteit of informatie over andere omstandigheden die conclusies over de identiteit van de klokkenluider mogelijk maken, moet worden gedaan en noodzakelijk is voor het nemen van vervolgmaatregelen, zal het Internal Notification Office eerst de schriftelijke toestemming van de klokkenluider verkrijgen en de redenen voor dergelijke bekendmaking uitleggen. Bovendien kan de identiteit van de klokkenluider of andere personen die in de melding worden genoemd, ook worden bekendgemaakt als dit nodig is voor interne onderzoeken of vervolgacties.

De identiteit van een klokkenluider wordt niet beschermd als hij of zij opzettelijk of door grove nalatigheid onjuiste informatie over overtredingen meldt.

Geautomatiseerde individuele besluitvorming of profileringsmaatregelen

In het kader van interne onderzoeken of vervolgmaatregelen, evenals andere acties in verband met de verwerking van binnenkomende interne meldingen, geen geautomatiseerde individuele gevalsbeslissingen noch profileringsmaatregelen in de zin van art. 22 AVG plaatsvindt.